Odbieranie połączeń
Odbiera od pierwszego sygnału, także po godzinach i wtedy, gdy wszystkie linie są zajęte. Odpowiada na powtarzalne pytania: godziny otwarcia, dojazd, zakres usług, dostępność.
Usługa
Asystentki głosowe AI
Telefon, który zawsze zostaje odebrany. Asystentka głosowa przyjmuje połączenie, odpowiada na powtarzalne pytania, zapisuje termin w Twoim kalendarzu i oddzwania do osób, które zostawiły zgłoszenie — a sprawy wymagające człowieka przekazuje dalej.
Zakres
Co obsługuje asystentka
Zakres ustalamy razem — poniżej scenariusze, które wdrażamy najczęściej.
Umawianie wizyt i rezerwacji
Proponuje wolne terminy, zapisuje rezerwację w Twoim kalendarzu i wysyła potwierdzenie. Bez podwójnych rezerwacji i bez oddzwaniania „w sprawie terminu”.
Połączenia wychodzące
Potwierdza wizyty dzień wcześniej, przypomina o terminie i oddzwania do osób, które zostawiły zgłoszenie — zanim zdążą napisać do konkurencji.
Przekazanie do człowieka
Gdy sprawa wykracza poza ustalony zakres albo rozmówca prosi o człowieka, asystentka przekierowuje połączenie i przekazuje kontekst. Nikt nie musi opowiadać wszystkiego od nowa.
Notatka po rozmowie
Po każdym połączeniu dostajesz podsumowanie i transkrypcję tam, gdzie pracujesz — w mailu, w CRM-ie albo na kanale zespołu.
Głos dopasowany do marki
Sposób przedstawiania się, ton i tempo wypowiedzi ustalamy razem. Asystentka rozmawia po polsku i po angielsku.
Gdzie najbardziej się to opłaca
Gabinety, salony i warsztaty, w których telefon dzwoni w trakcie obsługi klienta i nie ma go kto odebrać.
Firmy usługowe, gdzie znaczna część rozmów to te same pytania o godziny, cennik i dojazd.
Zespoły sprzedażowe tracące leady dlatego, że oddzwaniają następnego dnia zamiast w ciągu kilku minut.
Miejsca z sezonowymi szczytami, w których w godzinach największego ruchu część połączeń zostaje bez odpowiedzi.
Rejestracje przyjmujące zgłoszenia poza godzinami pracy — wieczorem, w weekend i w święta.
Jak wygląda wdrożenie
01
Konsultacja
Ustalamy, jakie rozmowy ma przejmować asystentka i gdzie przebiega granica, za którą sprawa trafia do człowieka.
02
Scenariusz rozmowy
Spisujemy, co asystentka mówi, o co pyta i jak reaguje na nietypowe sytuacje. To dokument, który akceptujesz przed startem.
03
Integracja i testy
Podpinamy numer, kalendarz i CRM, po czym przechodzimy przez prawdziwe scenariusze rozmów, zanim asystentka odbierze pierwsze połączenie od klienta.
04
Uruchomienie i dostrajanie
Startujemy, słuchamy pierwszych rozmów i poprawiamy miejsca, w których asystentka odpowiada inaczej, niż byś chciał.
Najczęstsze pytania
Czy klient pozna, że rozmawia z asystentem AI?
Asystentka przedstawia się jako asystent głosowy — nie udajemy człowieka i odradzamy takie rozwiązania. W praktyce rozmówcom zwykle bardziej zależy na tym, żeby ktoś w ogóle odebrał i załatwił sprawę od ręki, niż na tym, kto jest po drugiej stronie.
Co, jeśli asystentka nie poradzi sobie z pytaniem?
Przekazuje rozmowę do człowieka razem z kontekstem albo zapisuje zgłoszenie i informuje, kiedy ktoś oddzwoni. Zakres, w którym działa samodzielnie, ustalamy w scenariuszu — poza niego nie wychodzi i nie improwizuje.
Czy muszę zmieniać numer telefonu?
Nie. Zwykle podpinamy asystentkę pod istniejący numer albo ustawiamy przekierowanie warunkowe — na przykład tylko po godzinach lub wtedy, gdy nikt nie odbiera przez określony czas.
W jakich językach rozmawia?
Domyślnie po polsku i po angielsku, z rozpoznaniem języka rozmówcy. Inne języki są możliwe — omówimy to na konsultacji.
Czy rozmowy są nagrywane?
To zależy od konfiguracji, którą wspólnie ustalimy, oraz od obowiązków informacyjnych ciążących na Twojej firmie. Jeśli rozmowy mają być nagrywane lub transkrybowane, rozmówca jest o tym informowany na początku połączenia. Zakres i sposób przetwarzania danych ustalamy przed uruchomieniem.
Czy jest okres próbny?
Tak — obowiązuje 14-dniowy okres testowy liczony od uruchomienia asystentki, opisany w paragrafie 8 regulaminu.
Pozostałe usługi
Większość wdrożeń łączy kilka z tych elementów — chatbot zwykle siedzi na stronie, a asystentka głosowa zapisuje termin do tego samego kalendarza co automatyzacja.
Sprawdźmy, ile połączeń tracisz
Na konsultacji przechodzimy przez to, kto dziś odbiera telefon w Twojej firmie, co się dzieje po godzinach i ile rozmów to te same kilka pytań. Z tego wychodzi scenariusz asystentki.
Umów bezpłatną konsultację